Der Sachbearbeiter ist für die Bearbeitung eines exakt definierten Vorgangs zuständig. Dabei kümmert er sich um alle Tätigkeiten, die mit diesem Vorgang in Verbindung stehen. Der Sachbearbeiter selbst, ist aber nicht entscheidungsfähig. Er arbeitet also nicht selbstständig, sondern er setzt nur das um, was ihm seine Vorgesetzten vorschreiben.
Sachbearbeiter gibt es sowohl in der freien Wirtschaft als auch im öffentlichen Dienst. Ein typisches Berufsbild in der Wirtschaft ist der Buchhalter. Er ist im Grunde genommen auch ein Sachbearbeiter. Sein Aufgabenbereich liegt in der Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Dazu gehören sehr viele Tätigkeiten. Er muss Daten erfassen, Listen ausfüllen, diverse finanzmathematische Berechnungen durchführen und noch vieles mehr. Alle anfallenden Arbeiten haben aber immer mit der eigentlichen Sache, nämlich der Buchhaltung zu tun. Im öffentlichen Dienst gibt es auch sehr viele Sacharbeiter. Beispielsweise gibt es auf den Ämtern Sachbearbeiter, die nur für die Ausstellung neuer Personalausweise zuständig sind. Andere wiederum sind für die Bearbeitung diverser Anträge zuständig.
Der Sachbearbeiter ist sozusagen ein Spezialist für einen bestimmten Vorgang. Er kann Anträge annehmen und überprüfen, für einen Betrieb Waren einkaufen, mit Kunden Gespräche führen und Termine vereinbaren. Der Sachbearbeiter ist aber nicht befugt, eigenmächtige Entscheidungen zu treffen.