Die Tätigkeit eines Personalreferenten unterscheidet sich je nach Größe seines Arbeitgebers. Während er in kleineren Unternehmen als Personalchef für alle Personalangelegenheiten verantwortlich ist, teilen große Firmen die Arbeitsbereiche ihrer Personalmitarbeiter auf. Vorgesetzter des Personalreferenten ist entweder der Geschäftsführer beziehungsweise Firmeninhaber oder ein Personaldezernent. In einigen Unternehmen sind Personalreferenten nur für Lohnempfänger verantwortlich, während die Betreuung der Gehaltsempfänger durch den Personaldezernenten erfolgt. Alle in einer Personalabteilung tätigen Mitarbeiter werden auch als Personaler bezeichnet.
Der Personalreferent sichtet Bewerbungsunterlagen und führt Einstellungsgespräche. Des Weiteren liest er die Berichte der jeweiligen Abteilungsleiter über die Leistungen ihrer Mitarbeiter während der Probezeit. Wenn Abmahnungen erforderlich werden, nimmt ein Mitarbeiter der Personalabteilung an einem in diesem Zusammenhang sinnvollen Gespräch mit dem betroffenen Arbeitnehmer teil. Ebenso wirken Personalreferenten bei Kündigungen mit. Eine gute Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist für den Personalreferenten ebenso unumgänglich wie die sichere Kenntnis aller arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Da sich diese häufig ändern und durch Urteile interpretiert werden, muss er die aktuelle Rechtsprechung verfolgen. Sofern arbeitsrechtliche Bestimmungen nicht eingehalten werden, muss der Personalreferent auf Veränderungen drängen. Als Nebenpflicht wirkt er bei der Überwachung des Einhaltens der Unfallverhütungsvorschriften fest.
Eine weitere Aufgabe des Personalreferenten besteht darin, in Rücksprache mit den Fachabteilungen betriebliche Schulungen vorzubereiten und die Leistungen der Arbeitnehmer zu bewerten. Diese Bewertungen sind nicht zuletzt für Gehaltsgespräche von Bedeutung.
Wenn Personalreferenten überwiegend mit Teilaufgaben beauftragt sind, tragen sie je nach Firma abweichende Berufsbezeichnungen. Ein Recruiting-Mitarbeiter kümmert sich um Neueinstellungen einschließlich der Werbemaßnahmen zur Mitarbeitergewinnung, während ein Headhunter gezielt Führungskräfte sucht.
Die ideale Ausbildung für den Beruf des Personalreferenten besteht in einer kaufmännischen Ausbildung und einem anschließenden Fernkurs einschließlich einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer