Wir gestalten Wandel nachhaltig.
Digitalisierung, Energiewende, Mobilität – uns bewegen die Themen der Zukunft. Seit mehr als 25 Jahren gestalten wir komplexe Veränderungsprozesse in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Dabei kombinieren wir strategische Beratung, moderne Kommunikation und Partizipation. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group und beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter:innen in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel. Klingt spannend? Ist es auch.

Teamlead (m/w/d) Office Management

Das erwartet dich

Du führst das Team von Standortmanager:innen und Teamassistenzen, das über vier Standorte verteilt ist. Die Betreuung der kleineren Standorte München und Brüssel erfolgt remote
Du stellst Regeln, Standards und Arbeitsprozesse auf, die du stetig weiterentwickelst und deren Einhaltung du überprüfst. Dabei sorgst du mit funktionierenden Routinen für einen reibungslosen Ablauf im Office Management
In deiner Rolle hast du Schnittstellen zu allen internen Teams, insbesondere HR, IT und Buchhaltung. Daneben arbeitest du eng mit unseren Standortleitungen zusammen. Das Office Management ist das Gesicht von ifok nach innen und nach außen.
Darüber hinaus arbeitest du auch aktiv im Office Management mit (z.B. bei der Postbearbeitung, Telefonzentrale, Bestellungen, Besuchermanagement, u.a). und übernimmst insbesondere am Standort Bensheim Verantwortung. Du bist in der Regel drei Tage pro Woche am Standort anzutreffen und bist eine Go-to-Person für die Mitarbeiter:innen vor Ort

Das bringst Du mit

Du hast ein abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder Hotelfachausbildung
und konntest bereits mehrere Jahre Berufserfahrung sammeln
Du hast Erfahrung in der Koordination von dezentralen Teams, sowie Erfahrung in der Konzeption von Standards, Regeln und Arbeitsprozessen
Dir macht es Freude, mit und für Menschen zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass sie sich in ihrer Arbeitsumgebung wohl fühlen
Deine Arbeitsweise ist selbständig, zuverlässig und engagiert
Du zeichnest dich durch ein großes Organisationstalent und eine hohe Serviceorientierung nach innen und außen aus
Du bist kommunikationsstark und hast eine ausgeprägte soziale Kompetenz
Die Arbeit mit MS Office gehört für dich zum Alltag und du hast fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Du bist bereit in unregelmäßigen Abständen an unsere anderen Standorte in Berlin, Hamburg, München, Düsseldorf und Brüssel zu reisen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen beziehungsweise gleichgestellte Menschen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.